Lý do nào không nên chạy Server Mail riêng?

Giới thiệu      

Khi thiết lập một trang web hay một ứng dụng theo tên miền của bạn, có thể bạn sẽ muốn có một server mail để xử lý cho việc gửi và nhận email. Mặc dù có thể chạy server mail riêng của bạn, đây thường không phải là lựa chọn tốt nhất vì còn rất nhiều lý do. Trong bài viết này sẽ  lý giải tại sao mà có thể bạn không còn muốn chạy server mail của mình nữa, và cung cấp một vài sự lựa chọn thay thế.

Nếu bạn không muốn đọc toàn bộ bài viết, đây là nội dung tóm tắt nhanh: thiết lập và duy trì server mail của bạn khá phức tạp và làm tốn thời gian, có một số cách thay thế với giá cả phải chăng hơn. Phần lớn người dùng sẽ nhận được nhiều giá trị hơn, tiết kiệm thời gian hơn, không nói đến việc sử dụng dịch vụ mail trả phí. Với những gì được biết, bạn nên đọc để biết thêm chi tiết.

 

Các Server Mail khá là phức tạp

Một server mail điển hình bao gồm nhiều cấu hình phần mềm cung cấp một chức năng cụ thể. Mỗi bộ phận phải được thiết lập và điều chỉnh để hoạt động tốt và cung cấp một server mail đầy đủ chức năng. Bởi vì chúng có rất nhiều phần hoạt động khác nhau, server mail có thể sẽ phức tạp và khó khăn khi thiết lập.

Dưới đây là danh sách các phần cần thiết trong một server mail:

• Mail Transfer Agent

• Mail Delivery Agent

• IMAP và / hoặc POP3 Server

Ngoài các phần cần thiết, bạn có thể muốn thêm các phần sau:

• Spam Filter

• AntiVirus

• Webmail

Trong khi một số gói phần mềm thực hiện nhiều phần khác nhau, việc lựa chọn của từng phần lại thường được để cho bạn. Ngoài các phần này, server mail cần một  tên miền, các bản ghi DNS thích hợp, và một chứng chỉ SSL.

Chúng ta hãy nhìn vào từng phần chi tiết hơn.

Mail Transfer Agent

Một Mail Transfer Agnent (MTA), trong đó việc xử lý lượng truy cập Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), có hai nhiệm vụ:

• Để gửi thư từ người dùng của bạn đến một MTA bên ngoài (một server mail khác)

• Để nhận email từ một MTA bên ngoài

Các mẫu phần mềm MTA: Postfix, Exim, và Sendmail.

Mail Delivery Agent

Một Delivery Agent Mail (MDA), mà đôi khi được gọi là Local Delivery Agent (LDA), lấy mail từ một MTA và đặt nó vào hộp thư thích hợp của người dùng.

Có nhiều các định dạng mailbox như mbox và Maildir. Mỗi hỗ trợ MDA xác định các định dạng mailbox cụ thể. Việc lựa chọn định dạng mailbox xác định cách các messageợc thực sự được lưu trữ trên server mail đó, và lần lượt ảnh hưởng đến việc sử dụng đĩa và hiệu suất truy cập mailbox.

Các mẫu phần mềm MDA: Postfix và Dovecot.

IMAP và / hoặc POP3 Server

IMAP và POP3 là các giao thức được sử dụng bởi các người dùng mail, tức là bất kỳ phần mềm được sử dụng để đọc email, để thu hồi mail. Mỗi giao thức có những phức tạp riêng của nó, nhưng chúng tôi sẽ làm nổi bật một số khác biệt quan trọng ở đây.

IMAP là giao thức phức tạp hơn cho phép, trong số những thứ khác, nhiều khách hàng có thể kết nối với một hộp thư cá nhân cùng lúc. Các message email được copy cho khách hàng, và message gốc nằm bên trái trên server mail.

POP3 đơn giản hơn, và có thể di chuyển các tin nhắn email đến máy tính của mail khách, thông thường theo mặc định là máy tính local của người sử dụng,.

Các mẫu phần mềm cung cấp IMAP và / hoặc vận hành POP3 server: Courier, Dovecot, Zimbra.

Bộ lọc Spam

Mục đích của một bộ lọc spam là để giảm lượng spam gửi đến, hoặc spam gửi vào hộp thư của người dùng. Bộ lọc spam thực hiện điều này bằng cách áp dụng quy tắc phát hiện spam – nó sẽ xem xét rất nhiều các yếu tố như server gửi các tin nhắn, nội dung tin nhắn, và những thứ khác của thư gửi đến. Nếu “mức độ spam” của một tin đạt đến ngưỡng nhất định, nó sẽ được đánh dấu và bị xử lí như là spam.

Bộ lọc spam cũng có thể được áp dụng với các thư gửi đi. Điều này có thể hữu ích nếu tài khoản email của người dùng gặp vấn đề, làm giảm lượng spam có thể được gửi khi sử dụng server mail của bạn.

SpamAssassin là một bộ lọc spam phổ biến mã nguồn mở.

Antivirus

Antivirus được sử dụng để phát hiện virus, trojan, malware và các mối đe dọa khác trong email gửi đến và gửi đi. ClamAV là một công cụ chống virus phổ biến mã nguồn mở.

Webmail

Nhiều người dùng mong đợi dịch vụ email của họ cung cấp quyền truy cập webmail. Webmail, khi đang chạy một server mail, là mail cơ bản có thể được truy cập bởi người dùng thông qua một trình duyệt web. Gmail có lẽ là ví dụ tiêu biểu nhất của việc này. Các thành phần webmail, mà yêu cầu phải có một server web như Nginx hay Apache, có thể chạy trên các server mail của chính nó.

Các mẫu phần mềm cung cấp chức năng webmail: RoundCube và Citadel.

Bảo trì là tiết kiệm thời gian

Hiên tại, bạn đã quen thuộc với các thành phần server mail cần phải cài đặt và thiết lập, chúng ta hãy xem tại sao việc bảo trì có thể sẽ làm mất thời gian. Có các cách bảo trì cụ thể, chẳng hạn như luôn đặt chế độ antivirus và thiết lập lọc spam, và tất cả các phần của server mail đều được cập nhật, nhưng có một số điều khác có thể bạn đã không nghĩ đến.

Luôn tắt Danh sách đen

Một  thử thách khác với việc duy trì một server mail là giữ server của bạn off với các danh sách đen khác nhau, cũng được biết đến như DNSBL, blocklists, hoặc các danh sách blackhole. Các danh mục này chứa các địa chỉ IP của các server mail đã được báo cáo là gửi spam hoặc junk mail (hoặc có cấu hình DNS không đúng). Nhiều server mail đăng ký với một hoặc nhiều các danh sách đen, và việc lọc tin nhắn gửi đến dựa vào các server mail có gửi tin đến trong danh sách hay không. Nếu server mail của bạn bị liệt kê, tin gửi đi có thể được lọc và bị loại bỏ trước khi đến tay người nhận.

Nếu mail server của bạn bị liệt vào danh sách đen, thông thường có thể nó chưa được biết đến (hoặc bị xóa khỏi danh sách đen). Bạn sẽ phải xác định lý do nằm trong danh sách đen, và giải quyết nó. Sau này, bạn sẽ muốn xem quá trình loại bỏ danh sách đen để xem danh sách cụ thể mà server mail của bạn đang chứa và theo dõi.

Khắc phục sự cố không hề dễ dàng

Mặc dù hầu hết mọi người sử dụng email mỗi ngày, thì vẫn thường bỏ qua một thực tế rằng email là một hệ thống phức tạp và rất khó khăn để khắc phục sự cố. Ví dụ, nếu email đã gửi không được nhận, bạn phải giải quyết vấn đề này bắt đầu từ đâu? Vấn đề này có thể được gây ra do lỗi ở một trong nhiều phần của server mail, chẳng hạn như một bộ lọc spam kém nhạy, hoặc do một vấn đề bên ngoài, chẳng hạn như là một danh sách đen.

Dễ dàng được thay thế bắng các dịch vụ Mail

Bây giờ bạn đã biết tại sao bạn có thể không muốn chạy server mail của mình, dưới đây là một số lựa chọn thay thế. Những dịch vụ mail sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn, và cho phép bạn và các ứng dụng có thể gửi và nhận email từ tên miền của riêng bạn.

• Google Apps

• FastMail

• Gandi (đòi hỏi rằng các tên miền được đăng ký qua chúng)

• Microsoft Office365

• Zoho

Danh sách này không liệt kê hết tất cả các dịch vụ mail; còn có rất nhiều các dịch vụ mail trên Internet, với các tính năng và giá cả khác nhau. Hãy chắc chắn bạn sẽ chọn được một dịch vụ mail có các tính năng bạn cần và ở mức giá mà bạn mong muốn.