Dịch vụ tổng đài ảo là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết để đạt hiệu suất kinh doanh tối đa

Khác với tổng đài truyền thống, yêu cầu đầu tư lớn cùng việc bảo trì và đào tạo không ngừng, dịch vụ tổng đài ảo và công nghệ đám mây dành cho doanh nghiệp cung cấp sự tiện ích đồng thời tiết kiệm chi phí qua các gói thuê. Vậy thực chất tổng đài ảo là gì và những tính năng đặc biệt nào khiến nó nổi bật? Hãy cùng VDO khám phá qua bài viết này!

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo, hay còn được biết đến với cái tên Hosted PBX, Cloud PBX, hoặc Virtual PBX, là một loại hệ thống điện thoại được lưu trữ hoàn toàn trên máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trời và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo mang lại nhiều tính năng hơn so với hệ thống điện thoại PBX truyền thống và cho phép người quản trị không chuyên về kỹ thuật dễ dàng thiết lập toàn bộ hệ thống. Để sử dụng Tổng đài ảo, doanh nghiệp chỉ cần cài đặt điện thoại IP hoặc ứng dụng Softphone trên điện thoại di động, hoặc có thể tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối chúng đến thiết bị VoIP Gateway để sử dụng.

Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp tiết kiệm chi phí

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo

Tiết kiệm chi phí

Dịch vụ tổng đài ảo cung cấp các tính năng giống như một tổng đài chuyên nghiệp, mà không cần đầu tư vào hệ thống tổng đài vật lý đắt tiền. Sử dụng dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí đầu tư ban đầu, chi phí sử dụng và chi phí bảo dưỡng. Bên cạnh đó, với tổng đài ảo, doanh nghiệp không cần phải mua, lắp đặt và bảo dưỡng thiết bị phức tạp, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và đảm bảohoạt động liên tục mà không cần người dùng phải can thiệp.

Tính linh hoạt

Tổng đài ảo cho phép bạn thay đổi cấu hình, thêm hoặc xóa người dùng một cách dễ dàng mà không cần thay đổi phần cứng. Thêm vào đó, nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ nơi nào có kết nối internet, tăng cường tính linh hoạt và tăng năng suấtlàm việc.

Dễ dàng quản lý và cài đặt

Với giao diện quản lý trực quan, dịch vụ tổng đài ảo giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và cài đặt các thao tác như thêm mới, xóa hoặc chỉnh sửa các tài khoản người dùng. Việc cài đặt hệ thống cũng trở nên đơn giản hơn nhiều so với hệ thống tổng đài truyền thống.

Tính năng nổi bật

Dịch vụ tổng đài ảo không những đáp ứng được các tính năng cơ bản của tổng đài truyền thống như chuyển hướng cuộc gọi, chế độ không làm phiền, đếm cuộc gọi… mà còn cung cấp thêm nhiều tính năng mở rộng như họp trực tuyến, ghi âm cuộc gọi, chức năng trả lời tự động (IVR), hiển thị tên người gọi đến, hỗ trợ Softphone, ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi, nhật ký cuộc gọi, đàm thoại tay ba, và nhiều chức năng hữu ích khác.

Tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà nên mua hay thuê tổng đài ảo

Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?

Việc quyết định mua hay thuê tổng đài ảo phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là một số lợi ích và khuyết điểm của cả hai lựa chọn để bạn có thể tham khảo:

1. Mua tổng đài ảo

Ưu điểm

Điều khiển toàn bộ: Bạn có quyền sở hữu và quản lý toàn bộ hệ thống.

Tùy chỉnh cao: Bạn có khả năng tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Hạn chế

Chi phí đầu tư cao: Bạn phải chi trả một lượng lớn tiền mặt ngay lập tức để mua hệ thống.

Yêu cầu bảo dưỡng: Bạn phải tự bảo dưỡng và cập nhật hệ thống.

2. Thuê Tổng đài ảo

Ưu điểm

Tiết kiệm chi phí: Không cần chi trả một lượng lớn tiền mặt ban đầu và các chi phí hàng tháng thường nhỏ hơn so với hệ thống mua.

Dễ dàng quản lý: Hầu hết các dịch vụ tổng đài ảo cung cấp giao diện quản lý trực quan, giúp bạn dễ dàngquản lý hệ thống

Hạn chế

Tùy chỉnh hạn chế: Các tùy chỉnh có thể bị hạn chế so với khi bạn sở hữu hệ thống.

Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Bạn cần phải tin tưởng rằng nhà cung cấp sẽ cung cấp dịch vụ ổn định và liên tục.

Doanh nghiệp hãy lựa chọn địa chỉ uy tín cung cấp dịch vụ máy chủ ảo

Những yếu tố nào quyết định giá của dịch vụ tổng đài ảo?

Số lượng và loại tính năng

Giá cả phụ thuộc vào những tính năng bạn chọn. Các dịch vụ tổng đài ảo thường bao gồm nhiều tính năng khác nhau như điều hướng cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, phân tích cuộc gọi,… và nếu bạn chọn thêm các tính năng cao cấp, giá cả sẽ tăng lên.

Số lượng người dùng

Giá cả thường được tính dựa trên số lượng người dùng. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều nhân viên, tổng chi phí sẽ tăng lên.

Dịch vụ hỗ trợ

Một số nhà cung cấp sẽ tính phí cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng. Tùy vào mức độ hỗ trợ bạn cần, chi phí này có thể tăng lên.

Chi phí setup và bảo dưỡng

Việc cài đặt tổng đài ảo và bảo dưỡng thường thì sẽ không tốn nhiều chi phí nhưng đối với một số nhà cung cấp, họ có thể tính phí cho những dịch vụ này.

Thời gian và hợp đồng

Giá cả còn phụ thuộc vào thời gian bạn sử dụng dịch vụ và điều khoản của hợp đồng. Một số nhà cung cấp có thể cung cấp mức giá giảm nếu bạn ký kết hợp đồng dài hạn.

VDO là nhà cung cấp hàng đầu dịch vụ Tổng đài ảo cloud PBX tại Việt Nam, với chi phí tối ưu nhất, hỗ trợ 24/7. Mọi thông tin chi tiết về các sản phẩm dịch vụ, quý khách hàng vui lòng liên hệ theo số hotline 1900 0366 hoặc gửi đến địa chỉ email [email protected].